こんばんは！アシエディの有馬です。

今日は星海社に合流して初期にボスの太田さんから学ぶタスク管理の方法についてまとめておきます。
これは編集者だけでなく仕事をする人すべてに通じるものがあるので、参考になるかと思います。

今回ご紹介する手法は、心理的負担も考慮したうえでタスクを管理できる方法です。
GTDとバルーンメモを組み合わせることで、心理的負担を考慮して何をやるべきかがすぐにわかる状態を生み出すことができます。
GTDもバルーンメモもよく分からない方が多いと思いますので、説明していきます。

まず、GTDとはGet Things Done（ゲット・シングス・ダン）というワークフローの管理手法のことを言います。この手法はデビッド・アレンさんという方が『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』で提唱したものです。超ざっくりと言うと、〝次になにをすべきか〟というのをモヤモヤした状態を、自分でわかるような状態にしよう！という感じです。
詳しくは書籍に掲載されていますが、WikipediaにもGTDのページがあるので、そちらも読んでみてください。

GTDでは、まず始めに今自分が抱えている〝やるべきこと＝タスク〟を全て書き出すことから始まります。そして、それを整理して分類わけをするのです。スケジュールごとに分類するのか、プロジェクトごとに分類するのか、それは個々の状況によって変わるものですので自分にあった分類わけをすると良いと思います。僕の場合は、「今日やること」「近いうちにやること」「毎日やること」で分類してToDoリストに書き出しています。スケジュールごとに分類していることになりますね。

この3つのリストを仕事を始めるタイミングで確認します。昨日、積み残していた「今日やること」を確認したり、やるべきタイミングが近づいてきた「近いうちにやること」を「今日やること」に移動させたりしています。そうして、まず「今日やること」を明確にします。

（※画像はイメージです。）

「今日やること」が明確になったら、バルーンメモに移行します。このリストだけで十分かと思うかもしれませんが、リストだけあってもどれから着手すれば良いのかわからないことってありませんか？手を着ける順番って意外と大切なのです。例えば、帰宅直前の最後に残っているタスクが精神的にしんどい作業だったり、時間のかかる作業だったりした場合、もうやる気がなくなってしまいますよね。そういったことがないように、バルーンメモを作成します。

バルーンメモとは、一枚の用紙に円形で先ほどのタスクを書き込んだものです。

このように書き込んでいるのですが、◯の大きさがバラバラですよね。これはある一定のルールに基づいて大きさが変わっています。

〝心理的負担〟と〝仕事の優先度〟が大きいほど、◯を大きくするのです。

つまり、一枚の用紙を「一日の自分のキャパシティ」と見立てることで、自分がいつ何をすべきかわかりやすくすることができます。
僕たちがロボットのようにバリバリと仕事をできれば良いのですが、人間なので「やりたくないなぁー」と思うことや、疲れてしまうこともあって当然です。例えば、謝罪の連絡をすることって何時間もかかることではないのですが、めちゃくちゃ心理的負担も大きいし、優先度も高いですよね。バルーンにすることで、そういった心理的負担を可視化することができて、よりタスクを明瞭に管理することが出来るようになるのです。

デスクの片隅にバルーンメモを置いておき、◯が大きいタスクから取りかかっていき、完了したものからカラーペンで塗りつぶしていきます。
すべてのバルーンを塗りつぶすことができると、すごく達成感がありますよ！

ここまでの内容を振り返えると、だいたい3ステップでバルーンメモを作成することができます。
1. 自分のタスクを全て書き出す。
2. タスクを分類する。
3. バルーンメモの形式でタスクを書き出す。

こんな感じで毎日タスクを管理して実行していくだけで、仕事も進んでより密度の高い一日にすることができます。
ただ、スケジュール管理はまた別のお話なので、そこは気を付けてくださいね。